تويت
غالبًا ما يبدو نقل عملك مهمة شاقة. ومع ذلك ، فإن وضع خطة والعمل مع فريقك الأوسع يمكن أن يوفر فرصة لبداية جديدة. عند التطلع إلى نقل المكتب ، يجب أن يكون الهدف هو التخطيط لحركة تؤدي إلى الحد الأدنى من الاضطراب في العمل. وهذا يشمل العمل اليومي وخدمة العملاء والحفاظ على معنويات الموظفين طوال مدة عملية النقل. نشارك أهم 10 نصائح تخطيطية لدينا حول كيفية تخطيط وتنفيذ نقل مكتب سلس.
1. خطط لنقل عملك مقدمًا
ابدأ بعمل قوائم قبل أشهر. من المهم في هذه المرحلة النظر في جميع جوانب شركتك التي يجب نقلها. فكر في العناصر الموجودة في غرف الاجتماعات والأماكن العامة ومعدات تكنولوجيا المعلومات التي يجب التعامل معها. أيضًا ، ضع في اعتبارك الخدمات التي ستحتاج إلى الاستمرار في تقديمها أثناء عملية الانتقال ، وما سيبدو لك ولشركتك وموظفيك وعملائك. سيساعدك وجود خطة للرجوع إليها طوال هذه الخطوة على ضمان بقائك على المسار الصحيح في كل مرحلة.
2. تحدث إلى موظفيك
قد يكون التغيير مزعجًا ، لذا فإن إبقاء موظفيك على اتصال دائم بكل مرحلة من مراحل انتقالك أمر بالغ الأهمية. أرسل تحديثات أسبوعية ، وعالج المخاوف إذا كانت هذه الخطوة تمثل صعوبات لموظفيك. ضع في اعتبارك تقديم حوافز لتجنب إزعاج الموظفين ، مثل السماح بالعمل عن بُعد طوال الأسبوع ، أو زيادة الرواتب للمساعدة في تعويض تكاليف التنقل المتزايدة والوقت.
3. اسم مدير مشروع متحرك
عند نقل المكتب ، من المهم معاملة هذه العملية كمشروع وتعيين مدير للمشروع. يجب أن يكون هذا الشخص إما من ذوي الخبرة في ارخص شركة نقل عفش من خميس مشيط الى جدة تنقلات المكتب ، أو واثق من التعامل مع الاحتياجات الإدارية للشركة طوال عملية النقل.
قد يحتاج هذا الشخص إلى إنشاء فريق صغير للدعم للمساعدة في إدارة الحركة بسلاسة. من المهم أن تتذكر خلال هذه العملية عدم تحميل موظفيك الكثير من المسؤوليات. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تثبيط أعضاء الفريق وإرهاقهم بسرعة. على الرغم من أن جميع أعضاء الفريق يمكنهم المساعدة ، إلا أنه لا ينبغي إجبار أي شخص على البقاء متأخرًا أو القيام بمهام خارج نطاق واجباته الطبيعي.
يمكن أن يساعد السماح لفريقك بالعثور على مزود موثوق لنقل الأعمال في الحفاظ على مسار الأمور والمساعدة في إدارة المشروع. هذا مهم بشكل خاص إذا لم تكن قد انتقلت إلى مكاتب من قبل ، أو قمت بحركات فوضوية سابقة ، أو إذا نمت شركتك بشكل ملحوظ منذ انتقالك إلى مكتبك الأخير.
4. أخبر البائعين عن حركتك مسبقًا
ليس هناك ما هو أسوأ من ظهور الشحنات أو الخدمات في مكان عملك القديم أثناء انتظارك لها في مكتبك الجديد. أخبر البائعين قبل شهرين على الأقل بالتغيير ، وذكّرهم مرة أخرى عندما تكون مستعدًا لنقل المواقع.
5. إبقاء عملائك على علم بخطوتك
يعد إبقاء عملائك على اطلاع دائم بشأن نقل عملك أمرًا مهمًا في الحفاظ على اتصال واضح وشفاف طوال عملية النقل. أرسل رسالة بريد إلكتروني مجاملة قبل حوالي أسبوعين من خطوتك توضح بالتفصيل كيف ستتعامل مع تدفقات المبيعات وخدمة العملاء أثناء عملية الانتقال. تأكد من تحديث موقع الويب الخاص بك وتوقيعات البريد الإلكتروني ، وطباعة بطاقات عمل جديدة ، وبرمجة أوراقك الرسمية ، وبهذه الطريقة سيكون لدى الجميع تفاصيل الاتصال والعنوان الجديد. شركة نقل عفش بمحايل عسير
6. تنظيف العناصر القديمة
إذا كانت حركتك تستلزم أيضًا أثاثًا مكتبيًا جديدًا ، فيمكنك بيع العناصر المستعملة أو التبرع بها. يمكن أيضًا بيع معدات المكاتب الإلكترونية أو التبرع بها. إذا كان عليك التخلص من المعدات الإلكترونية المكسورة ، ففكر في استخدام محلول النفايات الإلكترونية .
7. اختبار معدات تكنولوجيا المعلومات
قد يؤدي الانتظار حتى اليوم الأخير لنقل جميع أجهزتك الإلكترونية إلى كارثة إذا كانت هناك مشكلة في التكوين. لذلك ، من المهم نقل بعض أجهزة الكمبيوتر إلى المكتب الجديد مسبقًا ، وإعداد الخدمات ، واختبار كل شيء للتأكد من عدم وجود مشكلات. إذا كنت تعمل مع نقلي الأعمال المحترفين ، فمن المهم أن تكون متسقًا في الاتصال لضمان التغيير السلس. سيكونون قادرين على اختبار الأنظمة في وقت مبكر وإعداد المعدات للربط السريع بمجرد وصول بقية المكتب.
8. الحصول على تأمين الموقع الجديد
قد يكون هذا شيئًا يسهل التغاضي عنه ، ولكن بالإضافة إلى تأمين المستأجر أو المالك في مبنى المكتب الجديد ، ستحتاج إلى التأكد من أن تأمين عملك ينتقل معك.
9. إنشاء مركز قيادة الطوارئ
إذا حدث شيء كارثي في اللحظة الأخيرة من حركتك ، مثل انفجار المياه الرئيسية الذي يمنع وصولك إلى مكتبك الجديد ، فلديك حل مقر مؤقت جاهز للذهاب وتمكين الموظفين نقل اثاث من ابها الى جدة الذين يمكنهم العمل عن بُعد لحضور الخدمات الأساسية.
10. الاستفسار مع شركة نقل الأعمال المهنية
باستخدام شركة نقل أعمال احترافية ، يمكنك إعفاء نفسك وموظفيك من مخاوف الانتقال حتى تتمكن من التركيز على الحفاظ على عملك وتشغيله طوال فترة الانتقال. أنت خبير في مجال عملك ، وهم خبراء في مجال أعمالهم - الذي ينقل شركات مثل شركتك ومئات الشركات الأخرى كل شهر إلى مواقع جديدة.
1. خطط لنقل عملك مقدمًا
ابدأ بعمل قوائم قبل أشهر. من المهم في هذه المرحلة النظر في جميع جوانب شركتك التي يجب نقلها. فكر في العناصر الموجودة في غرف الاجتماعات والأماكن العامة ومعدات تكنولوجيا المعلومات التي يجب التعامل معها. أيضًا ، ضع في اعتبارك الخدمات التي ستحتاج إلى الاستمرار في تقديمها أثناء عملية الانتقال ، وما سيبدو لك ولشركتك وموظفيك وعملائك. سيساعدك وجود خطة للرجوع إليها طوال هذه الخطوة على ضمان بقائك على المسار الصحيح في كل مرحلة.
2. تحدث إلى موظفيك
قد يكون التغيير مزعجًا ، لذا فإن إبقاء موظفيك على اتصال دائم بكل مرحلة من مراحل انتقالك أمر بالغ الأهمية. أرسل تحديثات أسبوعية ، وعالج المخاوف إذا كانت هذه الخطوة تمثل صعوبات لموظفيك. ضع في اعتبارك تقديم حوافز لتجنب إزعاج الموظفين ، مثل السماح بالعمل عن بُعد طوال الأسبوع ، أو زيادة الرواتب للمساعدة في تعويض تكاليف التنقل المتزايدة والوقت.
3. اسم مدير مشروع متحرك
عند نقل المكتب ، من المهم معاملة هذه العملية كمشروع وتعيين مدير للمشروع. يجب أن يكون هذا الشخص إما من ذوي الخبرة في ارخص شركة نقل عفش من خميس مشيط الى جدة تنقلات المكتب ، أو واثق من التعامل مع الاحتياجات الإدارية للشركة طوال عملية النقل.
قد يحتاج هذا الشخص إلى إنشاء فريق صغير للدعم للمساعدة في إدارة الحركة بسلاسة. من المهم أن تتذكر خلال هذه العملية عدم تحميل موظفيك الكثير من المسؤوليات. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تثبيط أعضاء الفريق وإرهاقهم بسرعة. على الرغم من أن جميع أعضاء الفريق يمكنهم المساعدة ، إلا أنه لا ينبغي إجبار أي شخص على البقاء متأخرًا أو القيام بمهام خارج نطاق واجباته الطبيعي.
يمكن أن يساعد السماح لفريقك بالعثور على مزود موثوق لنقل الأعمال في الحفاظ على مسار الأمور والمساعدة في إدارة المشروع. هذا مهم بشكل خاص إذا لم تكن قد انتقلت إلى مكاتب من قبل ، أو قمت بحركات فوضوية سابقة ، أو إذا نمت شركتك بشكل ملحوظ منذ انتقالك إلى مكتبك الأخير.
4. أخبر البائعين عن حركتك مسبقًا
ليس هناك ما هو أسوأ من ظهور الشحنات أو الخدمات في مكان عملك القديم أثناء انتظارك لها في مكتبك الجديد. أخبر البائعين قبل شهرين على الأقل بالتغيير ، وذكّرهم مرة أخرى عندما تكون مستعدًا لنقل المواقع.
5. إبقاء عملائك على علم بخطوتك
يعد إبقاء عملائك على اطلاع دائم بشأن نقل عملك أمرًا مهمًا في الحفاظ على اتصال واضح وشفاف طوال عملية النقل. أرسل رسالة بريد إلكتروني مجاملة قبل حوالي أسبوعين من خطوتك توضح بالتفصيل كيف ستتعامل مع تدفقات المبيعات وخدمة العملاء أثناء عملية الانتقال. تأكد من تحديث موقع الويب الخاص بك وتوقيعات البريد الإلكتروني ، وطباعة بطاقات عمل جديدة ، وبرمجة أوراقك الرسمية ، وبهذه الطريقة سيكون لدى الجميع تفاصيل الاتصال والعنوان الجديد. شركة نقل عفش بمحايل عسير
6. تنظيف العناصر القديمة
إذا كانت حركتك تستلزم أيضًا أثاثًا مكتبيًا جديدًا ، فيمكنك بيع العناصر المستعملة أو التبرع بها. يمكن أيضًا بيع معدات المكاتب الإلكترونية أو التبرع بها. إذا كان عليك التخلص من المعدات الإلكترونية المكسورة ، ففكر في استخدام محلول النفايات الإلكترونية .
7. اختبار معدات تكنولوجيا المعلومات
قد يؤدي الانتظار حتى اليوم الأخير لنقل جميع أجهزتك الإلكترونية إلى كارثة إذا كانت هناك مشكلة في التكوين. لذلك ، من المهم نقل بعض أجهزة الكمبيوتر إلى المكتب الجديد مسبقًا ، وإعداد الخدمات ، واختبار كل شيء للتأكد من عدم وجود مشكلات. إذا كنت تعمل مع نقلي الأعمال المحترفين ، فمن المهم أن تكون متسقًا في الاتصال لضمان التغيير السلس. سيكونون قادرين على اختبار الأنظمة في وقت مبكر وإعداد المعدات للربط السريع بمجرد وصول بقية المكتب.
8. الحصول على تأمين الموقع الجديد
قد يكون هذا شيئًا يسهل التغاضي عنه ، ولكن بالإضافة إلى تأمين المستأجر أو المالك في مبنى المكتب الجديد ، ستحتاج إلى التأكد من أن تأمين عملك ينتقل معك.
9. إنشاء مركز قيادة الطوارئ
إذا حدث شيء كارثي في اللحظة الأخيرة من حركتك ، مثل انفجار المياه الرئيسية الذي يمنع وصولك إلى مكتبك الجديد ، فلديك حل مقر مؤقت جاهز للذهاب وتمكين الموظفين نقل اثاث من ابها الى جدة الذين يمكنهم العمل عن بُعد لحضور الخدمات الأساسية.
10. الاستفسار مع شركة نقل الأعمال المهنية
باستخدام شركة نقل أعمال احترافية ، يمكنك إعفاء نفسك وموظفيك من مخاوف الانتقال حتى تتمكن من التركيز على الحفاظ على عملك وتشغيله طوال فترة الانتقال. أنت خبير في مجال عملك ، وهم خبراء في مجال أعمالهم - الذي ينقل شركات مثل شركتك ومئات الشركات الأخرى كل شهر إلى مواقع جديدة.